Ser sidan konstig ut?

Din skärm är smalare än innehållet på denna sida. Vill du visa amelia i ett bättre anpassat format?

Mobil Tablet Dator
Är dina tankar låsta vid jobbet – även när du är ledig? Då är det dags att varva ner…
Är dina tankar låsta vid jobbet – även när du är ledig? Då är det dags att varva ner…
Är dina tankar låsta vid jobbet – även när du är ledig? Då är det dags att varva ner…
1 AV 2
Är dina tankar låsta vid jobbet – även när du är ledig? Då är det dags att varva ner…
Foto: SHUTTERSTOCK
2 AV 2
Foto: Shutterstock/Privat

Lär dig jobba lagom! Det här ska du kräva av chefen

Hålls du gisslan av ditt jobb?

Tvingas du sitta varje kväll för att beta av jobbmejlen, eftersom du inte hinner med det på din arbetstid? Se upp, du är precis på väg att ta autobahn rakt in i väggen.

– Du ska inte offra din fritid för att hinna med jobbet, säger effektivitetskonsulten Petra Brask.

Läraren Johanna Höglund, 41, vet precis vad det handlar om. Hon var ständigt nåbar på mejlen och jobbade alltid kvällar och helger - tills det en dag tog stopp.  

– Nu har jag lärt mig att jobba lagom, säger hon. 

Alltid redo! Eller hur? Hur många av oss har inte suttit på kvällar och helger och gått igenom mejlkorgen för att hinna ikapp? Eller stressat barnen i säng för att hinna svara på det där JÄTTEVIKTIGA mejlet som chefen skickade precis innan du skulle hämta på förskolan?

Idag har den ständiga tillgängligheten blivit ett så stort problem att vissa företag till och med stänger av sina servrar för att hindra sina medarbetare från att jobba kväll och helger. Ett exempel är tyska Volkswagen. Och i Frankrike lagstiftade man 2017 om att anställda inte behöva läsa mejl efter arbetstid.

Men så långt ska det inte behöva gå i Sverige, menar Petra Brask, effektivitetskonsult och expert på mejlhantering och mejlstress.

– Det viktigaste är att det finns en struktur för hur mejlen ska hanteras. Kräv en tillgänglighetspolicy av din arbetsgivare, annars blir det ofta helt ohållbart, säger hon och förklarar att sent kvällsmejlande är en sorts gisslansituation.

– Någon mejlar på kvällen och kopierar in chefen, så att chefen ska se att hen jobbar. Och då måste ju mottagaren svara, och även hen kopiera in chefen för att visa att hen är lika bra. Och så är karusellen i gång.

Hej chefen, dags för lite vett och etikett!

Fastnat i mejlkarusellen? Då är det dags för ditt jobb att skaffa en tillgänglighetspolicy. Så här kan den se ut:

● Vi svarar endast på mejl och i telefon under normal arbetstid. Övriga tider förväntas inget svar.

● Var tydlig med ämnet i ämnesraden.

● Var noggrann med vem som får kopia på mejlet, skicka inte kopior i onödan.

● Stäng av mejlsynken utanför normal arbetstid.

● Sms:a eller ring om det är brådskande och utanför arbetstid.

 

KÄLLA: FACKFÖRBUNDET UNIONEN

Tänk också på att ju mer du mejlar, desto mer mejl får du.

– Svarar du alltför snabbt så börjar du curla dina mottagare. De tänker att ”Lotta svarar alltid direkt, då kan hon ta hand om problemen”, säger Petra Brask.

Bra med en mejlpolicy på jobbet

Petra Brask är expert på hur man hanterar mejlstress. Foto: PETER KNUTSON

Vad ska då en mejlpolicy innehålla? För det första är det viktigt att alla som berörs är överens om vad som gäller. Ska vi svara eller läsa mejl efter arbetstid och helger? Vilka kanaler ska vi använda för vad? Hur snabbt kan man förvänta sig ett svar? Här måste företaget tillsammans med facket ha en tydlig strategi.

Men är det så farligt att skrolla och läsa lite mejl om kvällarna? Ja, det är det faktiskt. Efter jobbet behöver du tid för återhämtning, hjärnan måste få ny energi. Ständig uppkoppling stressar och leder i svåra fall till utbrändhet.

Inga mejl efter fem!

I Sverige finns det inga lagar för hur mejlen ska hanteras. Men det kanske är på gång? I januari röstade EU ja till ett lagstiftningsinitiativ. EU-parlamentet vill att kommissionen föreslår en lag som gör att anställda slipper vara uppkopplade efter arbetstid. Med lagen i ryggen ska alla EU-medborgare kunna vägra arbetsrelaterade uppgifter, som telefonsamtal, mejl eller sms, utanför den ordinarie arbetstiden.

Just hälsofrågan lyfter EU-kommissionen fram i ett förslag till lagstiftning om mejlfrågan.

– Vi kan inte överge miljoner europeiska arbetstagare som är utmattade av att alltid behöva vara uppkopplade (...) Tiden är inne för att stå vid deras sida och ge dem vad de förtjänar: rätten att inte alltid behöva vara uppkopplad. Denna rätt är av största vikt för vår mentala och fysiska hälsa, sa den maltesiske socialdemokraten Alex Agius Saliba i ett pressmeddelande från parlamentet.

Petra Brask håller med, hjärnan behöver vila eller få en annan typ av näring på kvällarna, en promenad, en rolig hobby …

– Hjärnan är trött efter att ha tagit emot information hela dagen. Och i en trött hjärna är det också lätt hänt att små problem växer och känns oöverstigliga.

Det finns flera varningsklockor för att mejlen börjar ta över ditt liv. Ett är att du kollar mejlen i tid och otid, utan att du hinner åtgärda något. Att ständigt skrolla upp och ner i tron att du annars riskerar att missa något viktigt är också ett typiskt tecken.

– Det är särskilt stressande att börja skrolla precis före ett möte. Då börjar tankarna genast fokusera på vad det kan handla om och din koncentration är störd under hela mötet, säger Peter Brask.

– Det är så lätt att dras in i mejlhjulet och sedan bara springa på, förklarar hon.

Så hittar du balans– Petra Brasks bästa råd

1. Ifrågasätt. Gå till botten med problemet. Varför drunknar vi i mejl? Hur kan vi kommunicera och dela viktig information utan att mejlbomba varandra?

2. Sluta skrolla. Ha bestämda tider när du hanterar dina mejl och fattar beslut om vad du ska göra: spara eller kasta.

3. Använd tekniken. Lär dig finesserna i ditt mejlprogram för att automatiskt sortera, skapa mallar och snabbsteg.

4. Prioritera. Låt extra viktiga mejl från till exempel din chef få en annan färg. Då blir de lättare att hitta.

5. Fall inte i cc-fällan. Är du inkopierad i ett mejl är det för din information. Det är inget du behöver åtgärda snabbt.

Är det så att du ständigt behöver jobba sent på kvällar för att hinna med, så MÅSTE du prata med din chef och säga att du behöver hjälp, uppmanar Petra Brask. Du är med all säkerhet inte ensam.

– Enligt undersökningar tar mejlhanteringen 1–2 timmar om dagen i genomsnitt. Det är inte rättvist att du ska behöva ta av fritiden för att göra det.

Petra Brask förklarar att det är svårt att bryta en vana att ständigt kolla mejl.

– Rent evolutionärt så belönar hjärnan dig för att du samlar information. Så det är egentligen bara mänskligt att du gärna dopar dig lite. 

Johanna, 41: ”Att jobba flexibelt räddade mig”

Nu har Johanna Höglund hittat en balans mellan arbete och fritid. Foto: Privat

 

Johanna Höglund var en typisk ambitiös gymnasielärare, där arbetstiden fortsatte långt in på kvällarna. Hon stressade barnen i säng för att hinna koppla upp sig framför datorn. Men en dag tog det stopp.

I början var det inga problem att arbeta kvällar och helger.

– Det var så roligt att jag gärna tog med mig jobbet hem, säger Johanna Höglund, 41.

– Men när vi fick familj var det inte hållbart längre. Att räcka till på alla fronter samtidigt blev omöjligt.

En typisk skoldag mötte Johanna 100 olika elever, var och en med sina unika behov. Lunchen åts framför datorn, samtidigt som hon svarade på olika mejl.

Efter middagen gällde det att få barnen snabbt i säng, så att hon kunde fortsätta jobba, rätta skrivningar, förbereda morgondagens lektioner och beta av mejlskörden.

– Jag var stressad redan vid sagoläsningen, ville bara att det skulle gå fort, fort, så jag kunde sätta mig framför datorn. Det var som om jag läste Alfons Åberg på crack, berättar Johanna.

JOHANNA HÖGLUND

Ålder: 41 

Familj: Sambon Martell, barnen Sigge, 8, och Selma, 10.

Bor: I Eskilstuna.

Gör: Är lärare på folkhögskola.

När hon tog upp den ohållbara arbetsbördan med sin chef så möttes hon av oförståelse. ”Sänk kraven så hinner du med”, menade hen.

– Det kändes som en bestraffning, inte ett stöd. Att det var mitt fel att jag var ”ineffektiv” och ”för ambitiös”. Vem vill bli uppmanad till att göra ett sämre jobb?

Det gick så långt att när loven kom låg Johanna med huvudet under täcket och bara sov. Diagnosen blev en utmattningsdepression.

– Jag upplevde det som ännu ett misslyckande. Nu orkade jag inte ens vara en bra förälder.

Jag har lärt mig att jobba lagom

För Johanna var grundproblemet att hon aldrig fick tid till att göra det hon älskade mest: att undervisa. Administrationen åt upp hennes tid.

– Sedan låter det så bra när chefer säger ”vi förväntar oss inte att du jobbar helger och kvällar”, men det är ju bara betydelselösa ord om det aldrig kan gå ihop.

Mejlen var en ständig källa till stress för Johanna. Det var i princip ett halvtidsjobb att hålla sig uppdaterad. Det rasslade in mejl hela tiden, både från elever och föräldrar och chefer. Eftersom Johanna försökte svara alla så snabbt som möjligt hamnade hon också i den klassiska fällan, att hon fick ÄNNU mer mejl. ”Rektorn svarar inte så jag skriver till dig”, eller ”Jag skriver till dig, för det är bara du som svarar” kunde det stå.

– Det var kanske så jag också skulle ha tänkt, att strunta i att svara. De kanske var kloka, inte lata. Men samtidigt ville jag verkligen hjälpa, speciellt eleverna. Deras frågor kunde jag bara inte avfärda.

Johannas råd till dig som har svårt att släppa jobbet

● Hitta energi på annat håll. Även om du älskar ditt jobb så är det viktigt att fokusera på annat. För mig blev det hästen och stallet.

● Gör inte avkall på din fritid. Du blir inte bättre på ditt arbete genom att jobba dygnet runt.

● Flexa mer! Att kunna jobba flexibelt blev räddningen för mig. Att jobba 8–17 känns omodernt, en gammal kvarleva från förr. Sätt gränser. Sluta tänka ”jag ska bara”, svarar du på ett mejlkommer tio nya…

● Avsätt tid. Öppna bara mejl när du har tid att både läsa och svara! Att bara läsa skapar stress, men också en rädsla för att glömma.

Johanna försökte hitta olika lösningar, som att skaffa en extra dator för att slippa plingandet hela tiden. Eller samla ihop alla mejl och svara på en viss tid varje fredag.

– Men gissa vad som hände med helgen då …

Till slut blev hon sjukskriven, och därefter valde hon att inte återvända till sitt gamla jobb. Idag är hon lärare på en folkhögskola där hon kan fokusera på att undervisa.

– Här har jag mer tid för varje deltagare, och när min jobbdator gick sönder fick jag inte panik, trots att jag var utan mejl i ett par veckor.

Att återuppta sitt stora intresse, att rida, var också en viktig del av återhämtningen.

– Hästen ger mig energi. Finns ingen möjlighet att vare sig tänka på eller läsa mejl på hästryggen! Det är en otrolig avkoppling att fokusera på något annat.

Idag mår hon bra, men ser upp för kroppens varningssignaler. Börjar hon bli alltför lättretlig kan det vara dags att se över rutinerna.

– Men barnen är också bra på att hålla koll. De stoppar direkt om jag börjar snegla mot mobilen när vi leker. 

LÄS OCKSÅ: Karin, 87, blev rik på börsen: ”Unnar mig mycket”
LÄS OCKSÅ:
Så enkelt sparar du 100 000 kronor på ett år